Utgangspunktet for prosjektene
Arbeidstakerorganisasjonen Negotia har vært en kunde av Tellmann i flere år, og sammen har vi gjennomført flere prosjekter og forbedringsprogrammer.
Negotia hadde et fragmentert systemlandskap, med en rekke løsninger on-prem, og hvor flere av disse nærmet seg end-of-life. Med dette utgangspunktet var det vanskelig for Negotia å nå sine strategiske mål: medlemsvekst, driftseffektivitet og økt medlemsnytte.
Negotia har i underkant av 50 ansatte i administrasjonen, men med et langt større antall tillitsvalgte og lokale representanter spredt utover i Norge. Disse er ikke Negotia-ansatte, men skal likevel bruke og være en del av de IT-løsningene som støtter Negotia virksomhetsprosesser.
Fornyelse av IT-løsninger og effektive arbeidsverktøy
Negotia benyttet Visma Global til økonomi og Visma Lønn til lønn. Innen HR hadde de ikke et omforent, felles system, men løste oppgavene i løst tilknyttede applikasjoner. Store deler av porteføljen var gamle løsninger som kjørte på egne "on prem"-servere, med en snarlig end-of-life dato. Skulle man oppgradere eller velge nye løsninger fra andre leverandører - det var spørsmålet man stilte seg.
De nye løsningene skulle integreres med CRM systemet Microsoft Dynamics 365, som nylig var innført. Det var behov for å skape en god intergrasjon med CRM-systemet og økonomisystemet , og på den måten oppnå enda bedre ende-til-ende prosesser.
Tilsvarende var Negotias digitale tilstedeværelse på web hemmet av et utdatert CMS. Nettsidene er en viktig rekrutteringskanal, og fungerer som portal for Min Side for alle medlemmer og tilitsvalgte. Nettsidene var vanskelig å navigere i, det var tungvint å publisere nytt innhold og man leverte ikke på medlemmenes forventninger til et moderne nettsted. Negotia hadde også behov for en strategisk, digital samarbeidspartner som kunne forvalte og videreutvikle deres digitale medlemsflater.
Dette gjorde vi
Tellmann har bidratt med strategisk rådgiving og vi har fungert som prosjektledere i de ulike prosjektene. Vi har basert oss på vårt metodeverk NextTech og kartlagt og gjort avklaringer rundt muligheter, løsningstyper, omfang, gevinster og forretningsmessige prioriteringer. Sammen etablerte føringer for hvordan anskaffelsene skulle gjennomføres, og vi avdekket Negotias organisatoriske evne til å ta i mot nye løsninger.
For både økonomiprosjektet og web-prosjektet fasiliterte vi prosessen for valg og anskaffelse av selve den tekniske løsningen og valg av ny leverandør. Vi var ansvarlig for prosess, dokumentasjon, kontrakter, forhandlinger og forankring hos Negotias interne prosjekteiere.
Tellmann bidro også med to prosjektledere ved innføringene, èn langs økonomisporet og èn for nye websider. Disse fungererte som koordinatorer mellom leverandører og Negotias prosjekteiere, og var ansvarlige for sikker innføring og realisering av gevinstmålene.
Konkrete resultater
-
Vi har bidratt til vellykket innføring av nye skybaserte løsninger for økonomi, lønn, reiseregning og HR, inkludert integrasjonsløsning og leverandør av integrasjoner.
-
Man har fått reduserte totale IT-kostnader ved å gå fra gamle serverbaserte applikasjoner og fått strømlinjeformede prosesser for sentrale medlemsprosesser, faktuering, lønn og reiseregninger.
-
Prosess for reiseregninger for tillitsvalgte har blitt enklere og mer automatisert.
-
Negotia har sanert gamle systemer, og fjernet alle applikasjon som tidligere var on-prem.
Læringspunkter fra prosjektene
-
Sett alltid av nok tid til intern forankring før man går i gang. Ved å gjennomføre en Modning & Forankring (Tellmanns rammeverk) internt før man går i dialog med leverandørmarkedet, får man en mer treffsikker og effektiv prosess både for organisasjonen og leverandørene.
-
Ved større endringer og når mange systemer er i spill: velg en arkitektur med èn sentral kjerne i senter og sørg for å få på plass en god integrasjonsplattform før man igangsetter øvrige prosjekter.
-
Velg leverandører som evner å sette seg inn ende-til-ende prosessene, ikke bare "sin" del.
