Utgangspunktet for prosjektet
For å effektivisere sine IT-tjenester hadde Statkraft besluttet å outsource sentrale deler av applikasjonsdriften og den underliggende infrastrukturen til en ekstern IT-driftsleverandør.
For Statkraft markerte dette en betydelig endring, der IT-avdelingen gikk fra å være en produsent til å bli en mottaker av tjenester. Outsourcingen krevde en grundig tilnærming for å sikre at overgangen både ble solid forankret, godt strukturert og gjort forståelig for alle interessenter.
Hva vi gjorde
Da Tellmann kom inn i prosjektet hadde Statkraft allerede startet sin prosess med outsourcing ved å kontakte markedet, få inn svar på RFI, samt var i ferd med å utvikle en RFP med en kravspesifikasjon. Imidlertid var Statkraft usikre på egen tilnærming og vurderte at de trengte spesialkompetanse for å kvalitetssikre egen prosessen og gi denne et robust fundament. Tellmann ble engasjert som rådgiver og gjennomførte en kvalitetssikring av arbeidet som var gjort til da.
Tellmann evaluerte kravspesifikasjonen for å vurdere om den var forståelige, forpliktende og hensiktsmessig som styringsverktøy for fremtidige leveranser. Basert på analysen anbefalte Tellmann at Statkraft tok grep for å forbedre kravspesifikasjonen og konkurransegrunnlaget. Prosessen ble som en konsekvens av dette nullstilt, og et nytt konkurransegrunnlag ble utarbeidet med utgangspunkt i Tellmanns rammeverk og maler, kjent som T-Source©.
Som fasilitator ledet Tellmann arbeidsmøter, sikret konsistens i arbeidet, og hjalp Statkraft med å utarbeide et komplett konkurransegrunnlag, inkludert kravspesifikasjon og prisstrukturer. Tellmann bisto også i tilbudsevaluering, forhandlinger og kontraktsutforming ved å tilby sitt omfattende metodeverk, blant annet tilpassede SSA-maler.
Etter at avtalen var med fremtidig driftsleverandør var inngått bisto Tellmann i fbm etableringen av ny sourcingmodell og mottak av leveranser gjennom utleid ressurs til rollen Sourcing Manager.
Konkrete leveranser
Prosjektet inkluderte flere konkrete leveranser:
- Et komplett og strukturert konkurransegrunnlag basert på beste praksis for sourcing av IT-tjenester.
- Forhandlingsstøtte, kvalitetssikring og maler for tilbudsevaluering, forhandling og kontraktsutforming.
- Etablering av GDPR-kompatible avtaler og tillegg for IT-avtaler.
- Utarbeidelse av en modell for fremtidig organisering av Statkrafts IT driftsavdeling etter outsourcingen.
- Bistand som fungerende Sourcing Manager ved implementering av den nye outsourcingkontrakten.
Læringspunkter og anbefalinger
Prosjektet ga Statkraft flere verdifulle erfaringer:
- Struktur og kvalitet: Ved å følge en ryddig og metodisk prosess oppnådde Statkraft trygghet i gjennomføringen og en klar definisjon av sine behov som tjenestemottaker.
- Kompetansetilførsel: Involvering av ekstern ekspert som Tellmann bidro til bedre forståelse av sourcingprosessen og hva det innebærer å være en tjenestemottaker.
- Tydelige krav: En velformulert kravspesifikasjon gjorde det enklere å kommunisere med leverandører og sikre at tjenestene oppfylte faktiske behov.
- Langsiktig perspektiv: Prosjektet la et solid grunnlag for fremtidige leveranser og kontraktsstyring.
