Kravspesifisering har til nå vært det mest anvendte løpet når man har anskaffet forretningsløsninger, eller annet IT-innkjøp forsåvidt. Tradisjonelle kravspesifikasjoner og lange RFP-prosesser er på vei ut. Det er behov for for en mer moderne og effektiv tilnærming ved valg og innføring av skytjenester og forretningsløsninger.
5 grunner til at klassisk kravspesifisering er utdatert
Hvorfor er det slik at denne tilnærmingen ikke lenger er optimal? Det er jo en ganske bold påstand, gitt viktigheten av å velge riktig løsning og hvor omfattende dagens IT-løsninger er.
1. Man fokuserer på dagens løsning fremfor fremtidige behov
Kravspesifikasjoner beskriver ofte en variant av den eksisterende løsningen man har, uten å reflektere reelle forretningsbehov, uutnyttet potensial internt eller nye muligheter som finnes i markedet.
Skyløsningene tilbys som standardiserte tjenester. Der man før kunne gjøre endringer i løsningen for å få den til å passe en gitt kravspesifikasjon, er det mer naturlig i dag å se på hvordan en gitt løsning passer for din organisasjon, og hvilke endringer som eventuelt må til i interne prosesser.
2. Reduserer bedriftens fleksibilitet og handlingsrom
Din nye forretningsløsning er sannsynligvis skybasert. Dagens ERP-systemer i skyen er ikke statiske, men dynamiske løsninger, som hele tiden utvikles og berikes med nye funksjoner. Leverandørene har ulike regimer for oppdatering av sine løsninger, men den løsningsversjonen du anskaffer (ved signering) ser trolig annerledes ut enn den du faktisk tar i bruk (GoLive). Derfor blir det lite hensiktsmessig å velge en løsning basert på en øyeblikksbeskrivelse av hvordan du mener funksjoner skal virke her og nå.
3. Tidkrevende og ineffektive RFP-prosesser
Med mange involverte leverandører og stort detaljfokus i dokumentasjon tidlig i prosessen fører til at både interne og eksterne ressurser brukes ineffektivt. Du vil oppleve mange presentasjoner og demonstrasjoner som blir relativt like, og viser fram funksjoner som sannsynligvis alle kan levere på.
4. Manglende utnyttelse av leverandørens styrker
Leverandører styres ofte inn i rigide rammer som hindrer dem i å vise sine løsningsforslag, evne til nytenkning på dine vegne, og deres muligheter for å skape verdi gjennom dialog blir mindre sentralt. Som kunde fanger dere ikke opp leverandørens kulturelle og forretningsmessige match med dere selv.
5. Lite fokus på forretningsmessige effekter
Tradisjonelle metoder med utgangspunkt i kravspesifisering vektlegger ønsket funksjonalitet i stedet for hvordan løsningen kan og skal bidra til å realisere strategiske mål og forretningsmessige effekter for bedriften.
Alternativ prosess: fokuser på gevinster
Løft blikket - og ta et helikopterperspektiv, i stedet. Det kan umiddelbart høres litt pussig ut. Vi skal jo skal gjøre vurderinger av software med ufattelig mange detaljer og funksjoner, og det gjør vi vel ikke på lang avstand?
Jo. Erfaringer og konkrete resultater viser at man lykkes bedre hvis man starter med å definere hvilke forretningsmessige effekter den nye løsningen skal bidra til å realisere. I forberedelsen til anskaffelsen bør dere fastsette hva som skal oppnås; tegn opp et forretningsmessig målbilde som beskriver tilstanden virksomheten skal være i ved ferdig innført løsning. Videre bør du også identifisere hva som er absolutt viktigst at kommer på plass. Dette kan like gjerne være knyttet til nye muligheter, som opplevde utfordringer i dagens virksomhet.
Sett ønskede effekter og gevinster foran funksjonskrav. På denne måten motiverer man leverandørene til å bidra strategisk, og bedriftens ansatte løfter blikket mot hva man skal oppnå. Man kommer tidsnok til detaljene.
Fastsett hvordan anskaffelsen ønskes gjennomført. Avklar eventuelle lovpålagte eller selvpålagte krav og føringer på prosessen. Dette sikrer at at alle involverte parter, beslutningstakere og interessenter er omforent, spiller på lag og kjent med fremgangsmåten og hva som skjer når. Dette kaller vi en anskaffelsesstrategi med omforente prinsipper og føringer for gjennomføring anskaffelsen.
Les også: Hvorfor sette igang et ERP-prosjekt?
Vi anbefaler også færre involverte leverandører i prosessen enn det som var vanlig tidligere. Det er da viktig å sikre at de mest relevante leverandørene er med. Dette gir effektive og gode prosesser, og du unngår å misbruke egen og leverandørenes tid. Inngående kunnskap om leverandørmarkedet og hvilke løsninger som er relevante er derfor en forutsetning og viktigere enn tidligere. I slike prosesser er det også god mulighet for å etablere tillit mellom partene og kjenne at kjemi stemmer, noe som er viktig for godt samarbeid i fremtiden.
Tradisjonell anskaffelsesprosess er snudd opp ned
På mange måter kan du si at vi har snudd den tradisjonelle anskaffelsesprosessen på hodet. I tradisjonelle anskaffelsesprosesser starter man gjerne med fremsettelse av krav i en RFP-prosess. Vi venter med kravene til slutt. Først da avklares og svares krav og behov ut. Samtidig utnytter vi nå at løsningene faktisk er tilgjengelige i skyen. Vi kan da gå mer rett på sak og reelt utforske muligheter og hvordan løsningen håndterer kritiske områder for den enkelte kunde.
Den enkelte løsningens evne til å understøtte identifiserte kritiske områder undersøkes og verifiseres gjennom et sett med brukerhistorier. På denne måten kan vi få god og reell innsikt i den enkelte løsning og hvordan denne den vil fungere allerede på et tidlig tidspunkt. Samtidig utforsker vi hvilke effekter og gevinster som ønskes og hvordan den enkelte løsning muliggjør realisering av disse.
Før man går i dialog med leverandørene bør man ha gjort et internt forarbeid knyttet til mål med prosjektet og hvilke gevinster man vil oppnå. Vi kaller dette Målbilde og Helt Avgjørende Effekter (HAE)
Et målbilde er den tilstanden du ønsker at virksomheten skal være i når løsningen er vellykket innført og tatt i bruk i organisasjonen. Målbildet representerer en strategisk retning det er ønskelig at alle involverte parter skal jobbe lojalt for å realisere. Både interne og eksterne. Målbildet utgjør også en god rettesnor for beslutninger som skal tas underveis.
Helt Avgjørende Effekter (HAE) representerer forretningskritiske områder, nye muligheter, flaskehalser eller problemer som ny løsning bare skal løse godt ut på. Dette er forhold som har den høyeste prioritet at kommer på plass med ny løsning.
Det blir viktig å kommunisere Målbilde og Helt Avgjørende Effekter, både internt og til leverandørene, før og under anskaffelsen. Til leverandørene så de vet hva du som kunde ønsker å oppnå med ny løsning. Internt eksempelvis for å skape motivasjon og grunnlag for endring.
Les også: Kun 3 av 10 IT-prosjekter gir ønsket gevinst
Vi tilstreber at leverandørene så langt det lar seg gjøre forplikter seg. Om ikke avtalemessig, så i hvert fall solidarisk, til å jobbe for at du som kunde får realisert dine ønskede gevinster. Det forutsetter at du evner å formulere ønskede effekter og gevinster og setter dette foran ønsket funksjonalitet. Dette gjør deg som kunde også mer spennende for mange leverandører. En anskaffelse av moderne forretningsstøtte handler nemlig også om å skape forståelse, motivasjon og engasjement blant konkurrerende leverandører. Slik at du oppnår de beste betingelser, leverandørens fokus og ikke minst tilgang på leverandørens mest kompetente ressurser til ditt prosjekt.
Vår erfaring tilsier at når leverandøren får mulighet til å koble seg på kundenes forretningsmål og se løsningen i en forretningsstrategisk kontekst, skapes slik motivasjon i langt større grad. Enn når de svarer ut funksjonelle og ikke-funksjonelle krav og behov i en forespørsel. Denne fremgangsmåten opplever vi som effektiv for å finne frem til riktig løsning og spille opp det beste ved løsningene og leverandørene.
Hvordan sammenligne og foreta valg?
En dialogsbasert anskaffelsesprosess som vi her har beskrevet, må også ende opp med en situasjon der det blir mulig å vurdere og beslutte basert på faktiske forhold og ønskede vektingskriteria. Kunststykket blir da å legge opp prosessen slik at det underveis etableres dokumentasjon og at de aktuelle løsningene og leverandørene evalueres på en forutsigbar og sammenlignbar måte.
Dette ble tidligere i stor grad gjort gjennom poenggivning basert på mottatte besvarelser av kravspesifikasjon og tilbud. Poenggivning er fortsatt aktuelt, men hva som evalueres og hvordan dette gjøres, er endret. For å skille den enkelte løsning fra hverandre er brukerhistorier på kritiske områder og proof of concept viktige verktøy. Dette muliggjør vurdering og poenggivning av den enkelte aktuelle løsningen og gir grunnlag for å sammenligne de ulike aktuelle løsningene på områder som er kritisk for din virksomhet.
Les også: Sjekkliste før oppstart av ERP-prosjekter
Det skal selvfølgelig ikke bare være dialog, men også tilstrekkelig skriftlighet, i dialogsbaserte anskaffelser. Vi anbefaler derfor våre kunder eksempelvis at det etableres utkast til avtaleverk underveis i prosessene. Og at det er skriftlighet på viktige områder.
Når anskaffelser legges opp på denne måten får også leverandørene bedre forutsetninger for å vurdere om deres løsning faktisk egner seg for den aktuelle kunden. Og om kunden passer inn i deres kundeportefølje og fremtidsbilde. At dette er en to-veis vurdering, har en økende betydelse innenfor anskaffelse av moderne forretningsstøtte.
Fordeler med denne tilnærmingen
Ved å snu den tradisjonelle anskaffelsesprosessen på hodet og heller fokusere på hva virksomheten ønsker å oppnå, kan du skape en mer målrettet, effektiv og fremtidsrettet prosess. Dette gjelder både ved oppgraderinger, anskaffelse av skytjenester og nye forretningsløsninger.
Fokus på forretningsmessige mål gir en bedre tilpasning til leverandør og åpenhet til en kontinuerlig utvikling i teknologiverden, og hos dine leverandører. Dere oppnår faktisk en mer effektiv prosess, ved at du reduserer tid og ressursbruk, både internt og hos leverandørene.
Dere vil også oppnå et sterkere partnerskap med leverandører, og mulighet til å avklare både forretningsmessig og kulturell match. Det er, etter vår mening, viktigere enn funksjoner på detaljnivå. Tillit og samarbeid skapes kun gjennom gjennom fokus på felles mål og strategier.
