Basert på vår erfaring, vil de fleste prosjekter få utfordringer på et eller annet tidspunkt. Dere kan aldri rigge dere for et helt uproblematisk ERP-prosjekt, men det hjelper å kunne sjekke av for kontroll på noen punkter underveis.
1. Gjennomfør en intern modnings- og forankringsprosess som involverer både toppledelse og de som skal bruke løsningen
Dette sikrer at det tas bedre beslutninger for hva organisasjonen trenger, og hvor verdiskapningen ligger. Dere må vurdere virksomhetens mottaksevne for å sikre at prosjektet blir realistisk og gjennomførbart. Gjort riktig gjør det at dere kan møte leverandørmarkedet med en tydelig forventning til hvilke behov som er viktigst å tilfredsstille med den nye ERP-løsningen. Det mest kritiske for utfallet av prosjektet skjer altså før dere velger løsning.
2. Ikke gå til butikken før handlelisten er klar
Basert på modningsfasen må dere gjennom møter med produktleverandører og partnere presentere behov i form av bl.a. brukerhistorier. Hva trenger dere og hvordan kan systemet best løse dette? Ikke gå til leverandøren og spør hva de kan levere før dere vet hva de faktiske behovene deres er. En klassisk feil er nemlig å be om demo av løsninger før dere har skrevet deres egen "handleliste".
3. Bruk tid på å velge riktig implementeringspartner
Gjennom en dialogbasert prosess må dere finne den partneren som forstår dere best, både kulturelt og forretningsmessig. Det å etablere et godt samarbeid er viktig. Ikke bare vil det skape høy effektivitet på godværsdager, det blir også lettere å finne løsninger de dagene det er mer turbulent. Partneren er vel så viktig som løsningen.
4. Sørge for samsvar mellom innkjøpskriterier og gevinsten som skal oppnås
Sørg for at innkjøp er tett på prosessen, og at de får den informasjonen de trenger for å ta gode valg. Vi ser ofte at innkjøp styrer etter kost og risiko fremfor gevinstrealisering. Innkjøpspolitikk må ikke bli viktigere enn det prosjektet skal gi av gevinst. Blir det for stram styring på kostnad og tid, mister dere muligheten til å dra nytte av læring underveis og utnytte de mulighetene som oppstår i løpet av prosjektet. Dere får da ikke ta del i den positive usikkerheten som følger med slike prosjekt.
5. Tidlig avklaring av roller og ansvarsområdene
For å gjøre organisasjonen i stand til å endre måten dere jobber på, er det viktig at roller og ansvarsområder etableres så tidlig som mulig i prosjektet. Dette gir medarbeiderne langt bedre forutsetninger for å vite hvordan dere skal jobbe i arbeidshverdagen etter at den nye løsningen er blitt innført.
6. Egen, intern prosjektleder, testleder og endringsleder
Sørg for å peke ut en erfaren, intern prosjektleder fra virksomheten eller lei inn en som jobber hos dere. Unngå å bemanne disse rollene med personer fra leverandøren. Ikke legg alt ansvar på prosjektleder fra produktleverandør eller implementeringspartner. Ny løsning skal gi endringer og gevinster i virksomheten og dere må selv realisere dette via egne folk. Det kommer ikke av ERP-løsningen i seg selv. Hvis dere ikke har nok kompetanse innen testledelse og endringsledelse må det leies inn.
7. Forstå verdien av en leverandør-uavhengig rådgiver
Søk råd fra noen som har spisskompetanse på gjennomføring av slike moderniseringsreiser. Selv om store supertankere har sjøkart og kystmarkører å navigere etter, trenger de ofte å få ombord en los som bistår i krevende farvann. Losen kan stå skulder ved skulder med alle på broen. Det samme gjelder i et ERP-prosjekt. Ved å få hjelp av en rådgiver som kan gjennomføre prosjektet sammen med dere, sikrer dere at beslutninger tas på et riktig grunnlag og at hele prosjektet jobber mot målene som er satt.
Les også: Ikke gå i krav-fella!
