Slik kan en ferdig endringsanalyse se ut

Organisasjonen er kjent med nødvendigheten av å bytte ut dagens løsning. Det er således en erkjennelse av at noe må gjøres, en sense-of-urgency, som understøtter kommende endring.

På overordnet nivå viser resultatene fra ADKAR undersøkelsen av KUNDEN har høy grad av forståelse for at innføring av ny plattform for forretningsstøtte må gjennomføres.

Det er en utbredt forventning til at det skal kunne høstes forbedringer mange steder i organisasjonen. Dette skaper et godt grunnlag for å identifisere ønskede effekter («what’s in it for me») for ulike grupper.

Forbedring og fornyelse betyr ofte at man gjør ting på nye måter. Undersøkelsen avdekker tilfredsstillende forståelse for sammenhengen mellom forbedring/fornyelse og endring.

Det er avdekket forståelse i ledelsen for at prosjektet har betydelig innvirkning på realisering av selskapenes forretningsstrategi, hvilket styrker forankringen av prosjektet

Organisasjonen oppleves operasjonelt innrettet. Forståelsen for muligheter en ny IT-løsning vil kunne gi, oppfattes å være begrenset. Modenheten i selskapet knyttet til IT-løsninger og digitalisering i et forretningsperspektiv vurderes, med noen viktige unntak, til å være lav.

Kunden opererer i en bransje som krever dyp fagkunnskap og kompetanse om eget virksomhetsområde, arbeidsoppgaver, regler og lovverk m.m. Dette gjelder for hvert av selskapene hver for seg, så vel som for de ulike avdelingene i det enkelte selskap. Vi opplever en "silo-basert" dybde- og spisskompetanse som overgår bevissthet og forståelse av verdikjeder, prosesser på tvers og helhetlige perspektiv.

Blant viktige eiere og sponsorer er det en oppfattelse av at X «bare skal byttes ut» med et tilsvarende system og at det er begrenset hvordan sentralisert støttefunksjonalitet vil bli berørt. Det er en for svak forståelse for hvordan prosjektet kommer til å påvirke den enkeltes arbeidshverdag.

Det er en oppfattelse om at forrige innføringsprosjekt ikke var spesielt vellykket. Vi oppfatter den som delvis negativ og overdimensjonet. Dette vil ha en overføringseffekt på det kommende prosjektet dersom dette ikke adresseres.

Mange opplever dagens løsning som tungvint og utdatert. Dette påvirker viljen til og ønsket om å få på plass ny løsning på en positiv måte.

Det er ikke avdekket krefter som ønsker å beholde dagens løsning, og som dermed vil aktivt kjempe imot prosjektet.

Det registreres en uttalt vilje i organisasjonen for å ta i bruk en moderne og standardisert løsning.

Blant involverte i prosjektet er det en uttalt vilje til å bli utfordret og til å erverve ny og nødvendig kunnskap.

Det er påpekt forventning om at det blir og kreves endring hos alle, samtidig som viljen til slik endring leses av som varierende samlet sett og utpreget svak hos enkelte.

Det er ulik motivasjonsgrunnlag i de ulike selskapene, hvilket trolig vil påvirke viljen og dermed medføre en risiko for ubalanse i eierskap, involvering og bidrag mellom selskapene i det videre prosjektet.

Det er ulike ambisjonsnivå i de ulike selskapene. Dette settes i sammenheng med opplevd behov, men også med det enkelte selskaps forretningsområde, ressurser og kompetanse.

Det eksisterer en stolthet og dugnadsånd (kultur) i selskapet. Dette er en sterk kraft som, dersom man lykkes med å aktivere denne til fordel for prosjektet, i stor grad vil påvirke evnen til gjennomføring og behovet for å «stå i det» i gjennomføringsperioden

Det finnes flere personer i ulike posisjoner i selskapene med relevant erfaring og kompetanse fra deltakelse i innføring av ERP- løsninger fra tidligere. Flere av disse personene har også gitt uttrykk for ønske om å bidra videre i prosjektet. Dette forventes å øke evnen til gjennomføring positivt og betydelig, ikke minst evnen til å treffe beslutninger underveis.

Det er fremkommet innspill om behov for læring fra forrige ERP-prosjekt. Dette kan umiddelbart forstås som et positivt ønske om læring. Samtidig oppleves det avmålt respons rundt potensiale for nyttige læringspunkter blant flere som var involvert i forrige prosjekt. Spørsmålet er derfor om ønsket om læring er et virkemiddel for å fremme negativt syn, snarere enn et genuint ønske om læring, eller om dette samlet sett er et uttrykk for eksisterende motsetninger i organisasjonen. Dette vil i så fall arbeide mot kommende prosjekt og påvirke evnen til samhandling, tillit og eierskap mellom funksjoner og enkeltpersoner.

Det er uttalt at ressurser, både internt og eksternt, vil være mer begrenset i dette prosjektet enn forrige gang. Det er uavklart hvilken effekt dette har da behov for innsatsfaktorer og faktisk tilgjengelig kapasitet/kompetanse ikke er avklart enda. Samtidig vil dette prosjektet kunne medføre behov for krevende omlegginger og endringer.

Det er en skjevhet i digital kompetanse mellom selskapene som vil påvirke evnen det enkelte selskapet har til bidrag og involvering.

De enkelte selskap og enheter fremstår svært orientert rundt egen virksomhet. Silo-effekten er åpenbar og dette kan skape utfordringer og medføre vesentlig økt behov for tidsforbruk i videre prosjekt.

Samlet sett er det begrenset kompetanse og erfaring med prosjektgjennomføring basert på agile metoder, spesielt i så store prosjekt. Eksempelvis kan det oppleves som utfordrende å mappe forventning/behov for informasjon og rapportering til organisasjon/ledelse med informasjonsstrømmene i et agilt prosjekt.

Erfaringen med gjennomføring av anskaffelser av skybaserte IT-tjenester er begrenset. Anskaffelse av skybasert forretningsstøtte, herunder selve løsningen og tilhørende tjenester, i det omfang og med den forretningsmessige kritikalitet som nå ligger forut, er ikke gjennomført tidligere. Dette vil sette selskapets anskaffelsesevne (kompetanse + kapasitet) på prøve.

Kommende prosjekts krav til organisering, samhandling og beslutningsprosess kan komme til å utfordre dagens organisasjon og virkemåte.

Organisasjonen har vært gjennom flere år med kostnadseffektiviseringsfokus og vedvarende endringsinitiativ. Det bør forventes at dette har påført endringstrøtthet i varierende grad i ulike deler av selskapene. Videre kan et slikt fokus undergrave evnen til «mulighetsorientert» tilnærming som bør ligge til grunn for innføring av moderne forretningsstøte.

Gjennom prosjektet er det gjort interessante observasjoner knyttet til gruppedynamikk, der enkelte blant annet går svært stille i dørene. Dette kan potensielt motvirke kreativitet, innovasjon og forutsetning for organisatorisk læring. Dette igjen, vil påvirke KUNDENS samlede evne til gjennomføring. Mulige årsaker er ikke utforsket, men kan være mange på opplevd relevans for den enkelte, mangel på forståelse/kompetanse, frykt, følelse av avmakt eller andre kulturbetingede faktorer.